Специфика письменной деловой коммуникации на иностранном языке

Умение писать – одно из важных умений в жизни человека. Безусловно, существуют сферы деятельности, где способность четко выразить свои мысли высоко ценится, особенно это касается деловой сферы (служебные отношения и бизнес). Здесь умение писать подразумевает умение грамотно составлять деловые письма и вести деловую переписку в целом.

Деловое письмо – письменное обращение к должностному лицу, оформленное в соответствии с правилами переписки. Письмо остается основным средством коммуникации между различными предприятиями, организациями или учреждениями. С помощью деловых писем осуществляется обмен информацией, делаются предложения, ведутся переговоры, предъявляются претензии, выражаются благодарности и т.п.

В процессе переписки коммуниканты отбирают и организуют необходимые языковые средства для успешной деловой коммуникации. Немаловажную роль в создании делового письма играет его строгая архитектоника, которую образуют реквизиты: эмблема организации, адресат, наименование организации адресата, справочные сведения, дата, регистрационный номер, текст письма (включая обращение), подпись. Все это – важный набор элементов, необходимых для делового контакта. Деловое письмо предполагает обратную связь между адресантом и адресатом, поскольку без обратной связи не может существовать ни один акт деловой коммуникации .

Деловая переписка между партнерами может многое рассказать – не только явно написанного, но и скрытого «между строк». Важно не только, что написано, но и как это сделано. Ведь по тому, как составлено и оформлено письмо, поступившее из какой-либо компании, можно сделать достаточно точный вывод о культуре делопроизводства, об уровне культуры управления организацией. Для эффективного ведения деловой переписки необходимо знать и уметь применять нормы служебной переписки, правила создания, оформления и организации работы с документами. И нужно помнить, что любой документ, созданный в организации, является элементом ее имиджа. Письмо целесообразно готовить по одному вопросу. Если необходимо обратиться в организацию одновременно по нескольким разнородным вопросам, то рекомендуется составлять отдельные письма по каждому из них.

Официальное письмо – один из важнейших каналов связи предприятия, организации, учреждения с внешним миром. Через письма ведутся преддоговорные переговоры, выясняются отношения между предприятиями, излагаются претензии. Письма сопровождают материальные ценности в пути и т.д.

Несмотря на наличие современных форм связи: телефона, телеграфа, факса, модемной связи и т.п., – объем переписки даже на небольшом предприятии весьма велик. Однако диапазон управленческих ситуаций, дающих повод для составления деловых писем, далеко не беспределен и поддается сравнительно четкой классификации.

Официальные письма пишутся на специальных бланках, соответствующих стандарту. Для таких бланков установлен комплекс обязательных элементов (реквизитов), которые должны располагаться в определенном порядке. Бланк официального письма представляет собой лист бумаги с воспроизведенными типографским способом постоянными элементами. Можно сказать, что официальное письмо состоит из «рамы» письма и основного текста и содержит помимо основного текста информацию об адресанте: полное и сокращенное название организации-отправителя, ее почтовый и телеграфный адреса, номера телефона, факса и телетайпа, номер того письма или телеграммы, которые послужили поводом для переписки, и многое другое. Бланки могут быть как с угловым, так и с продольным расположением реквизитов.

Оформление бланка, соответствующее принципам технической эстетики, положительно влияет на восприятие его содержания. Например, учитывая свойство человеческого глаза легче фиксировать верхнюю часть любого объекта, при оформлении документов следует их верхнюю часть делать более насыщенной, а нижнюю – более «устойчивой».

Как важный компонент деловой сферы, письмо имеет соответствующую структуру, включающую определенные части. В деловом, официальном письме их больше. В личном, неофициальном письме – меньше. В общем, и наиболее полном виде структура официального письма на английском языке может быть представлена следующим образом:

1. Адрес отправителя (sender's address).

2. Дата (date).

3. Адрес получателя (inside address).

4. Обращение (salutation).

5. Зачин, или первая фраза (opening sentence).

6. Текст письма (body of the letter).

7. Заключительная фраза (closing sentence).

8. Заключительная формула вежливости (complimentary close) и подпись отправителя (signature).

9. Приложения к письму.

10. Сообщение о направленных копиях .

Конечно, в каждом письме вовсе не обязательно должны присутствовать все без исключения перечисленные выше 10 частей. Некоторые из них можно опустить. Тем не менее основные или, по усмотрению отправителя, самые важные части должны присутствовать в каждом письме, ибо они являются необходимыми элементами английского письменного этикета. В процессе составления деловой корреспонденции необходимо соблюдать правила орфографии и пунктуации английского языка. Использование прописных букв в английском языке подчиняется несколько иным правилам, нежели в русском.

Материалы по педагогике:

Характеристика процесса музыкального восприятия
В современной психолого-педагогической литературе восприятие музыки рассматривается как «процесс отражения, становления в сознании человека музыкального образа. В основе данного процесса лежит оценочное отношение к воспринимаемому произведению». Существует и другое определение музыкального восприят ...

История развития и становления системы развивающего обучения
История идеи развивающего обучения восходит ко временам Конфуция, который в своих педагогических и дидактических высказываниях утверждал, что главное в обучении - это обеспечение всестороннего развития. Затем эту идею продолжили Сократ, Платон, Демокрит, Аристотель – в Древней Греции, Квинтилиан – ...

Вопросы общей организации труда учителя в школе
Учитель работает в коллективе, следовательно, усовершенствование его деятельности в первую очередь связано с обшей организацией труда в школе. Успех в решении этого вопроса приходит тогда, когда руководители школы, весь педагогический коллектив глубоко осознают, что ведущим направлением научной орг ...